Responsabilidades del Secretario de Actas
- Revisa y prepara el membrete del Área para el Comité entrante y la distribuye a los oficiales del Área .
- Recibe la Agenda para la próxima reunión de trabajo del Área, elaborado por el Coordinador del Area, y lo adjunta al acta de la anterior reunión de trabajo del Área.
- Compila, imprime, copia, coteja, direcciones y envia por correo Las actas trimestrales y Agenda, dentro de los cuarenta y cinco (45) días después de la reunión de trabajo del Área, por resolución.
- Registra todos los mociones que se tocaron en la reunión de trabajo del Área y las coloca al final de las actas de la reunione de trabajo del Área.
- Renueva el permiso a granel del correo del Servicio Postal de los Estados Unidos en la fecha anual según sea necesario y mantiene un balance correspondiente en la cuenta de correo masivo trimestralmente.
- Renueva el contrato anual con el proveedor de correo electrónico en la fecha anual según sea necesario.
- Aplica la lista de correo electrónico proporcionada por el Secretario a la página web de correo electrónico a granel.
- Aplica la marca de agua “Confidencial” y la confidencialidad en el pie de página a las actas enviadas por correo electrónico.
- Envía las actas por correo electrónico entre los 30 y 45 días después de la reunión de trabajo del Área y envía la Agenda para la próxima trimestral a cada uno en la lista de correo electrónico a granel.
- Compila un conjunto de Actas y Agenda en Español, traducida por el Comité de Área Lingüístico. Envia por correo regular y por mensajes de correo electrónico las Actas y Agenda traducidas a miembros de habla hispana, utilizando etiquetas de correo proporcionadas por el Secretario, así como a los coordinadores de distrito.
- Registra el número de personas inscritas en las Trimestrales y el número de Representantes de Servicios Generales en la asistencia a las reuniones de trabajo del Área.
- Presenta las Actas para la corrección y aprobación en la reunión de trabajo del Área. Reenvía la actas aprobadas finales y cinta de audio de la reunión de trabajo del Área al Coordinador de Archivos del Área.
- Co-coordina la sesión de compartimiento de los Secretarios de Distritos con el Secretario del Área en las Trimestrales.
- Proporciona al Comité de Finanzas la solicitud de presupuesto del Secretario de Actas en el momento del presupuesto.
- Presenta un informe de gastos trimestrales, incluyendo todos los recibos, al Tesorero de Área.
- Devuelve todos los fondos presupuestados no utilizados al Tesorero de Área para el 31 de diciembre de ese año presupuestado.
- Sirve como miembro ex officio del Comité Lingüístico del Área.
Correo Electrónico del Secretario de Actas:
secretary@area15aa.org
