Responsabilidades del Secretario de Actas

• Revisa y prepara el membrete del Área para el Comité entrante y la distribuye a los oficiales del Área .
• Recibe la Agenda para la próxima reunión de trabajo del Área, elaborado por el Coordinador del Area, y lo adjunta al acta de la anterior reunión de trabajo del Área.
• Compila, imprime, copia, coteja, direcciones y envia por correo Las actas trimestrales y Agenda, dentro de los cuarenta y cinco (45) días después de la reunión de trabajo del Área, por resolución.
• Registra todos los mociones que se tocaron en la reunión de trabajo del Área y las coloca al final de las actas de la reunione de trabajo del Área.
• Renueva el permiso a granel del correo del Servicio Postal de los Estados Unidos en la fecha anual según sea necesario y mantiene un balance correspondiente en la cuenta de correo masivo trimestralmente.
• Renueva el contrato anual con el proveedor de correo electrónico en la fecha anual según sea necesario.
• Aplica la lista de correo electrónico proporcionada por el Secretario a la página web de correo electrónico a granel.
• Aplica la marca de agua “Confidencial” y la confidencialidad en el pie de página a las actas enviadas por correo electrónico.
• Envía las actas por correo electrónico entre los 30 y 45 días después de la reunión de trabajo del Área y envía la Agenda para la próxima trimestral a cada uno en la lista de correo electrónico a granel.
• Compila un conjunto de Actas y Agenda en Español, traducida por el Comité de Área Lingüístico. Envia por correo regular y por mensajes de correo electrónico las Actas y Agenda traducidas a miembros de habla hispana, utilizando etiquetas de correo proporcionadas por el Secretario, así como a los coordinadores de distrito.
• Registra el número de personas inscritas en las Trimestrales y el número de Representantes de Servicios Generales en la asistencia a las reuniones de trabajo del Área.
• Presenta las Actas para la corrección y aprobación en la reunión de trabajo del Área. Reenvía la actas aprobadas finales y cinta de audio de la reunión de trabajo del Área al Coordinador de Archivos del Área.
• Co-coordina la sesión de compartimiento de los Secretarios de Distritos con el Secretario del Área en las Trimestrales.
• Proporciona al Comité de Finanzas la solicitud de presupuesto del Secretario de Actas en el momento del presupuesto.
• Presenta un informe de gastos trimestrales, incluyendo todos los recibos, al Tesorero de Área.
• Devuelve todos los fondos presupuestados no utilizados al Tesorero de Área para el 31 de diciembre de ese año presupuestado.
• Sirve como miembro ex officio del Comité Lingüístico del Área.

Correo Electrónico del Secretario de Actas:
secretary@area15aa.org